Comment organiser un voyage scolaire à l’étranger ?

Publié le 14 décembre 2022

Organiser un voyage scolaire à l’étranger ou, plus généralement, une mobilité de groupe dans un autre pays pour des jeunes en formation, exige une préparation méthodique. L’objectif ? Éviter les tracas de dernière minute. Pour vous aider à préparer ce voyage en groupe, voici la liste des documents à ne pas oublier. Ainsi que les supports utiles et quelques conseils de bon sens. En somme, un aide-mémoire pour partir l’esprit tranquille.

Sommaire :

1. Quelles sont les autorisations nécessaires ?
2. Quels sont les documents indispensables pour un voyage scolaire à l’étranger ?
3. Quelles précautions supplémentaires prendre pour le séjour ?

Quelles sont les autorisations nécessaires ?

Avant toute chose, sachez que pour prévoir une mobilité scolaire à l’étranger l’autorisation des instances de gouvernance de votre établissement est un prérequis. En effet, autoriser un voyage, à plus forte raison à dans un autre pays, relève de la compétence du chef d’établissement qui doit faire valider le projet par le conseil d’administration – ou conseil d’école en primaire. Au lycée, le projet doit être également soumis au conseil de la vie lycéenne, compétent sur les échanges linguistiques et culturels en partenariat avec les établissements d’enseignement européens et étrangers.

Il appartient au chef d’établissement de déterminer le nombre d’accompagnants, selon la législation en vigueur. Mais aussi, le nombre d’élèves participants et son estimation des risques. Dans le primaire, ceux-ci doivent être au moins deux, dont un enseignant. Aides éducateurs, Atsem (Agent territorial spécialisé d’école maternelle), parents ou bénévoles peuvent en outre faire partie de l’équipe d’encadrement.

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Quels sont les documents indispensables pour un voyage scolaire à l’étranger ?

Pour organiser un voyage scolaire à l’international, certains documents sont obligatoires pour les élèves et pour les accompagnants. Dans l’objectif d’assurer la fluidité des déplacements, il est préférable que l’équipe encadrante conserve les originaux. Nous conseillons également de photocopier l’ensemble de ces documents en deux exemplaires : l’un qui sera mis en sûreté lors des visites, au lieu d’hébergement par exemple, l’autre qui restera dans l’établissement, pour pouvoir être rapidement expédié en cas de perte ou de vol. À savoir que sont nécessaires :

• Une fiche d’autorisation officielle, signée par les parents ou les représentants légaux de l’élève, si celui-ci est mineur.

• La carte d’identité de l’élève, ou son passeport en cas de sortie de l’espace Schengen.

• Une photocopie de la carte d’identité du ou des signataires de la fiche d’autorisation.

• Les élèves doivent être couverts par une assurance responsabilité civile et une assurance accidents dommages corporels. Le personnel encadrant doit en faire la démarche. Ces assurances délivrent des attestations qu’il convient d’emmener.

• La carte Vitale, la carte de mutuelle, les ordonnances de l’élève (elles permettent de faire passer aux médicaments les contrôles aux frontières). Il est fortement conseillé de se munir de la carte européenne d’assurance maladie, délivrée gratuitement par l’Assurance maladie.

• Certains pays hors Europe demandent un visa. L’ambassade ou le consulat du pays de destination seront à même de fournir toute information relative à la nécessité et à l’obtention de celui-ci.

Pour les élèves étrangers scolarisés en France des démarches supplémentaires sont nécessaires. Pour les connaître, il suffit de se renseigner auprès de la préfecture.

Il faut souscrire une assurance annulation si l’établissement décide de faire appel à un prestataire de transport pour le déplacement de la classe.

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Quelles précautions supplémentaires prendre pour le séjour ?

En plus des documents exigés par les autorités, il peut s’avérer salutaire de prendre quelques précautions avant le départ. Par exemple : pensez à vous enquérir, auprès de la compagnie de transports, des dimensions et du poids maximum autorisé pour les bagages. Les valises devront également être étiquetées et ne pas contenir d’objets ou substances interdits dans le pays de destination.

En outre, voici quelques idées de supports ou d’objets à emporter pour faciliter le bon déroulement du voyage scolaire :

• Les titres de transport. Les accompagnants devraient en conserver un double lors du voyage et en laisser un autre à l’établissement d’origine.

• Une liste d’appel et un trombinoscope, afin de pouvoir toujours s’assurer que les troupes sont au complet.

• Des plans en papier de la ville de destination, de ses transports en commun, de même qu’un mémo des adresses d’hébergement. Ainsi, les accompagnants ne seront pas pris au dépourvu s’ils sont dans l’impossibilité d’utiliser leur smartphone à l’étranger (mauvaise réception, surcoûts…)

• Des moyens de paiement. Renseignez-vous à ce sujet avant le départ : certains pays sont plus enclins à refuser la carte de crédit, les taux de conversions sont parfois plus avantageux dans le pays de départ…

• Numéros d’urgence (ambassade ou consulat de France notamment, établissement scolaire, parents…).

• Des adaptateurs. En effet, il existe une quinzaine de types de prises de courant dans le monde !

• Une trousse à pharmacie ou un nécessaire à couture.

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Ainsi équipé, vous vous épargnerez quelques mésaventures courantes. Autant de temps gagné pour profiter pleinement de ce moment unique de découverte et de partage.

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