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Organiser un échange scolaire à l’étranger : les clés de la réussite

Publié le 21 février 2022

Vous ne savez pas par où commencer pour réussir l’organisation d’un voyage scolaire à l’étranger ? Vous trouverez ici, pas à pas, les étapes à ne pas négliger pour mettre toutes les chances de votre côté.

On a coutume de dire qu’en toute chose la préparation est un ingrédient essentiel du succès. La règle vaut également si, en tant que professeur ou responsable d’établissement, salarié d’une association ou agent d’une collectivité territoriale, vous souhaitez faire profiter d’un séjour pédagogique à l’étranger à une classe ou à un groupe d’élèves. Agnès de Simone, Laura Rodriguez et Noémie Barat, chargées de promotion enseignement scolaire à l’Agence Erasmus+ France / Éducation Formation, dressent la liste des bons réflexes à adopter.

Echange scolaire, un projet collectif

Pour organiser une période de mobilité européenne ou internationale permettant d’apprendre en classe avec les élèves d’un établissement étranger partenaire, il recommandé de mener, dès le départ, une réflexion globale au niveau de l’établissement. Commencez par vous renseigner en interne sur l’existence éventuelle d’une démarche d’ouverture internationale. Des mobilités ont-elles déjà été organisées ? Y a-t-il des projets en cours ? Des personnels ont-ils déjà une expérience en la matière ?

Vient ensuite le temps de l’échange avec l’ensemble de l’équipe éducative. « Au-delà du chef d’établissement, qui doit obligatoirement être associé, la mise en place d’un projet de structure implique de lancer un appel à intérêt pour identifier les autres enseignants ou personnels volontaires. Cela nécessite aussi de discuter, dans le cadre des instances pédagogiques, de la thématique du projet et de la manière dont l’établissement souhaite s’engager », indique Laura Rodriguez. La fédération des énergies et des idées permettra d’enrichir le projet et de lui donner de l’ampleur.

À lire aussi : Organiser un échange scolaire en adéquation avec le projet pédagogique de son collège/lycée

Les ressources pour un échange scolaire à l’étranger

En parallèle, prenez soin d’identifier les interlocuteurs susceptibles de vous informer et de vous conseiller. Vous enseignez dans le secondaire ? Peut-être existe-t-il un ERAEI (Enseignant référent pour l’action européenne et internationale) dans votre établissement ? Au niveau académique, la DAREIC (Délégation académique aux relations européennes et internationales et à la coopération) est le point de contact à privilégier. Financement, montage du projet, formalités administratives… Ce service du rectorat pourra vous accompagner à chaque étape.

En complément, plusieurs ressources en ligne proposent une information large : Eduscol, le site du réseau Euroguidance, de même que les newsletters, Webinaires et sites internet de l’Agence nationale Erasmus+ (MonProjetErasmus+ et agence.erasmusplus).

À lire aussi : Organiser une sortie ou voyage scolaire dans le second degré

Trouver les bons partenaires étrangers pour son projet

Vous ne savez pas avec quel(s) partenaire(s) travailler dans le cadre de votre projet Erasmus+ ? Sachez que la communauté eTwinning regroupe plus de 900 000 enseignants européens. Espace de travail collaboratif entre classes, la plateforme eTwinning propose des « forums partenaires » sur lesquels vous pouvez poster votre idée de projet, ou répondre aux sollicitations des enseignants européens. Autre solution : le bouche-à-oreille. Peut-être que l’un de vos collègues peut vous mettre en relation avec un établissement européen au sein duquel il a déjà noué des contacts ?

À lire aussi : Echanges scolaires, comment trouver des partenaires à l’étranger ?

Penser aux échanges numériques en complément

Pour tirer le meilleur parti de votre séjour pédagogique Erasmus+, pourquoi ne pas démarrer les échanges entre votre classe et celle de votre partenaire dès le début de l’année ? « Grâce à eTwinning, il est possible de faire travailler les élèves ensemble à l’aide d’outils numériques. Cela permet de lever des freins qui pourraient empêcher les élèves d’aller à la rencontre de leurs camarades lorsqu’ils se rencontreront : barrière de la langue, timidité, manque de maturité… », explique Noémie Barat. Votre projet peut même être conçu dès le départ sous format hybride, c’est-à-dire avec un pendant virtuel. Notez que l’inscription à eTwinning et son utilisation sont entièrement gratuites !

À lire aussi : Mobilité virtuelle, vivre une expérience européenne sans quitter sa salle de classe

Des subventions pour son échange scolaire

Pour assurer la prise en charge de tout ou partie du coût de votre projet, il vous est possible de faire appel à divers cofinanceurs. Outre le programme européen Erasmus+, vous pouvez par exemple vous tourner vers une collectivité territoriale, vers des associations ou fondations… (voir notre article Comment financer un échange scolaire à l’étranger ?). Prenez soin de vous renseigner très en avance sur les calendriers et modalités de rendu des dossiers de demande, sous peine de rater le coche et de devoir reporter votre projet. À titre d’exemple, les candidatures auprès d’Erasmus+ doivent généralement être prêtes plusieurs mois à l’avance.

À lire aussi : Financer un échange scolaire Erasmus+

Une logistique minutieuse et une préparation rigoureuse

Formalités administratives, information aux parents, modalités de sélection des participants, assurance, mode de transport… Autant de questions à anticiper, comme c’est le cas pour n’importe quel voyage scolaire. « Une candidature Erasmus+ doit détailler les process mis en place pour la bonne gestion et organisation du projet. À cet égard, il est important d’inclure le gestionnaire d’établissement dès le départ car c’est lui qui sera chargé du suivi et du reporting financier », explique Laura Rodriguez.

Votre partenaire peut vous aider à organiser l’hébergement et la restauration sur place. De même, c’est avec lui que vous définirez le programme pédagogique du séjour, en lien avec la thématique de votre projet. « Le programme Erasmus+ peut aussi financer des visites préparatoires pour rencontrer son partenaire en amont de la mobilité. Une possibilité intéressante, en particulier si c’est la première fois que l’on travaille avec lui ou pour bien préparer la mobilité d’élèves fragiles », ajoute Laura Rodriguez.

Le jour J est arrivé et vous êtes fin prêt ? Il ne reste plus à chacun – élèves et accompagnants – qu’à profiter de ce moment riche en rencontres et en apprentissages qui vous donnera sûrement l’envie de renouveler l’expérience.

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