Optimiser la gestion des mobilités internationales grâce à une plateforme numérique

Mise en place d’un outil en interne

Alors que la numérisation de la gestion des mobilités Erasmus+ constitue un enjeu majeur du programme 2021-2027, l’école d’ingénieurs CESI s’est engagée dans cette transformation dès 2017. L’établissement privé, qui compte plus de 25 campus répartis sur l’ensemble du territoire français, s’est doté d’une plateforme numérique en interne pour améliorer l’efficacité de son fonctionnement en matière de coordination des mobilités internationales.

Grâce à cette initiative, CESI a ainsi anticipé le virage de la digitalisation du programme. En effet, l’outil a ensuite pu être facilement relié à Erasmus Without Paper (EWP), réseau public gratuit créé par la Commission européenne pour faciliter l’échange de données entre établissements d’enseignement supérieur, auquel la quasi-totalité des établissements européens titulaires de la Charte Erasmus+ sont aujourd’hui connectés.

Un système centralisé

Sur la durée du projet, celui-ci a soutenu la mobilité de 250 étudiants du programme Grande École de CESI, l’obtention du titre d’ingénieur diplômé étant subordonnée à la réalisation d’au moins un séjour à l’étranger. 75 % de ces mobilités concernaient des stages, réalisés majoritairement en Europe, mais également dans des pays tiers, notamment au Canada, au Royaume-Uni ou aux États-Unis. Dans ce cadre, la plateforme interne a permis aux étudiants d’accéder à toutes les informations sur les opportunités d’échanges académiques ou les offres de stage proposés par les partenaires de CESI, de télécharger tous les documents nécessaires, et de réaliser leurs formalités en ligne.

Pour l’établissement, ce système centralisé a simplifié le suivi administratif, et appuyé la démarche d’amélioration continue en facilitant le traitement de données statistiques, et notamment les données issues des questionnaires remplis par les étudiants.

Vers une modernisation du traitement des bourses

Avec une satisfaction comprise entre 92 % et 100 %, les étudiants soulignent la qualité de leur accompagnement, confirmant que la stratégie mise en place a porté ses fruits. Cette dynamique s’inscrit dans un projet plus large visant à renforcer le rayonnement de CESI à l’international. À ce titre, l’établissement a franchi une étape clé en 2022 avec la création d’une direction dédiée.

La dématérialisation restant un levier central pour son ambition, l’établissement délivre, depuis la rentrée 2024, la carte étudiante européenne. Dans la continuité de cette démarche, la digitalisation de la gestion des bourses de mobilité est en cours et devrait être opérationnelle en 2026, renforçant encore la modernisation des processus de CESI.

TÉMOIGNAGE

« En quelques années, l’ouverture internationale est devenue un sujet prioritaire pour CESI. Dans un environnement de plus en plus globalisé, un ingénieur se doit d’être ouvert sur le monde. Cela s’est traduit par une augmentation significative du nombre d’étudiants que nous envoyons en mobilité chaque année, d’où la nécessité d’une optimisation des process grâce à des solutions numériques. Nos chantiers de digitalisation sont fortement portés en interne. Nous sommes aidés par un service de transformation digitale, ainsi que par la direction des systèmes d’information dont l’appui a été déterminant sur les aspects techniques liés à la mise en place de la carte étudiante européenne. »

Karine Gourlet, responsable des mobilités internationales à la direction du développement international de CESI