La gestion des mobilités Erasmus+ repose encore largement sur de nombreux documents imprimés, échangés entre étudiants, universités et partenaires. Erasmus Without Paper (EWP), élément clé de l’Initiative carte étudiante européenne (ICEE), a pour objectif de moderniser et simplifier ces démarches administratives en les faisant pleinement entrer dans l’ère du numérique.
Erasmus Without Paper (EWP) est une initiative de l’Union européenne visant à moderniser et simplifier la gestion de la mobilité des étudiants Erasmus+. En remplaçant les procédures papier par des flux de travail numériques, EWP permet aux établissements d’enseignement supérieur (EES) d’échanger des données plus rapidement, avec une fiabilité accrue.
Pour y parvenir, EWP s’appuie sur un réseau numérique interconnecté, permettant aux EES de toute l’Europe d’échanger des informations par voie électronique, dans un environnement protégé. L’échange électronique de données minimise le risque d’erreurs et garantit la cohérence des informations. Grâce à EWP, la charge de travail administrative liées à la gestion des mobilités, les risques de doublons et les échanges liés au suivi entre établissements partenaires sont ainsi considérablement réduits.
Afin de rendre la mobilité des étudiants plus efficace et moins fastidieuse sur le plan administratif, EWP se veut accessible à toutes les universités européennes, quelle que soit leur taille ou leur niveau d’équipement numérique. En réduisant l’utilisation du papier, EWP s’inscrit également dans une démarche écoresponsable, soutenant ainsi les objectifs de durabilité du programme Erasmus+.
Erasmus Without Paper repose sur une infrastructure publique, ouverte et librement accessible. Cette plateforme sécurisée permet aux établissements d’enseignement supérieur de se connecter facilement pour échanger des données relatives aux mobilités Erasmus+, sans frais ni risques pour les utilisateurs finaux.
Plutôt que de multiplier les solutions techniques, EWP rassemble et connecte les outils existants à travers un réseau commun. En s’appuyant sur des normes partagées, EWP contribue ainsi à renforcer la transparence, la sécurité et l’interopérabilité des systèmes informatiques universitaires.
Parmi les processus couverts par EWP figurent :
En remplaçant les documents papier par des échanges numériques automatisés, cette initiative rend l’administration de projets Erasmus+ plus pratique, plus rapide et plus fiable.
Le dispositif EWP est ouvert à tous les établissements de l’enseignement supérieur qui le souhaitent.
Il permet la transmission fiable et rapide d’informations concernant les mobilités étudiantes (accords, contrats, résultats, etc.), sans recours au papier. Une fois connectés, les établissements peuvent échanger en toute sécurité des données sur les étudiants avec leurs partenaires.
Pour connecter son système de gestion des étudiants et cette dynamique de digitalisation des procédures (/au réseau EWP), plusieurs solutions sont proposées selon le système informatique de gestion des mobilités de votre établissement.
De nombreux fournisseurs de logiciel tiers peuvent connecter votre logiciel afin de vous permettre d’échanger des données de mobilité.
Nous vous invitons à vérifier si votre logiciel est déjà connecté et validé et, si ce n’est pas le cas, contactez vos fournisseurs respectifs de logiciels de gestion de la mobilité pour en savoir plus sur leur implication dans EWP.
Consulter la liste des logiciels tiers vérifiés (ressource en anglais)
Si vous utilisez votre propre logiciel de gestion de mobilité développé en interne, le connecter au réseau EWP vous permettra de communiquer avec d’autres systèmes.
Votre équipe informatique doit développer les API nécessaires pour rejoindre le réseau EWP.
Le Dashboard EWP est un outil gratuit vous offrant les fonctionnalités de base nécessaires pour gérer les processus de mobilité des étudiants Erasmus+.
Le Dashboard est connecté au réseau EWP, ce qui permet d’échanger des données avec des partenaires utilisant une des deux premières options mentionnées. Le Dashboard est également connecté à l’application Erasmus+ App ce qui permet de communiquer directement avec les étudiants entrants et sortants.
La Commission européenne, via le consortium européen EWP+, a ouvert un service d’assistance centralisé qui fournit une assistance et des conseils aux utilisateurs, qu’ils soient utilisateurs du Erasmus Dashboard ou qu’ils utilisent des fournisseurs de logiciels tiers ou des logiciels internes pour se connecter au réseau.
Obtenir une assistance en ligne
Pour toute autre demande, vous pouvez nous envoyer un mail à l’adresse suivante : digital@agence-erasmus.fr
